3分間コーチの2つの時間（2）　日報を活用する ＆ 事前の同意をとっておく

マネジメントにコーチングを取り入れようと思ったら、スキルを学ぶより何より、まずは部下と話す時間をつくること。たった3分でも充分です。3分間の積み重ねは、きっとあなたのマネジメントに大きな違いをもたらします。

3分間コーチは、〈 2つの時間 〉をとることを最優先させた、極めてシンプルなマネジメント手法です。

2つの時間

部下について考える時間をつくる。
部下を的を絞った短い会話をするための時間をとる。

今回紹介するのは、こちらの2つです。

部下について考える時間

日報を使って、よく観察する

日報の習慣があれば、日報を毎日読み、それに感想や質問を入れることで、次の〈 3分間 〉では、最初からそれを話題にすることができます。日報は、単に部下から上司への報告や、その日の記録を残すためだけではなく、自分自身を整理するために書くものでもあります。整理できていないところが読み取れたら、それについて返信を送る、または、3分間、コーチします。

日報は、部下をよく観察すると同時に、それ自体をコーチングのツールとして用いることもできます。単に上司への報告だけを目的とするのではなく、日報を書くことで、部下が自分の仕事を振り返り、自分とのコミュニケーションを交わすところに価値があります。

こうした日報の機能を十分活用するには、上司は返信を怠らないこと。コミュニケーションが途切れないようにすることが大切です。

日報は定形のものを長期間使う傾向にあるようですが、ときどきフォームを変えることで、レポートの内容の変化が期待できます。または、日報そのものをeメールの形にして、マネージャーから毎日送り、それに返信をするという方法もあります。その場合は、あらかじめマネージャーからの質問を入れておいてもいいでしょう。

部下と的を絞った短い会話をするための時間

事前の同意をとっておく

上司の側からだけ、必要な瞬間をとらえるには限界があります。そこで、考えられる方法のひとつは、事前に、3分間のコーチングについて、その趣旨を話し、同意をとっておくことです。

「ときどき仕事の進捗やビジョン、その他の情報を共有するために、3分程度話し合いたいと思う。こちらから声をかけることもあるし、きみのほうから声をかけてくれてもいい。特別な問題解決のときだけでなく、ふだんからコミュニケーションを交わそう」と。

目標面談に関するわたしたちのリサーチによれば、部下の多くは、定期的な面談を希望しています。上司ともっと頻繁に話す機会を求めています。さらに、上司の考えていることを、直接聞いてみたいと思っています。

上司が思っている以上に、部下は上司からの、提案や要望、ビジョンの明確化を求めています。仕事上の指示命令であれば、曖昧な指示や婉曲な言い方ではなく、それをきちんと伝えてほしいと思っているのです。

（『3分間コーチ　ひとりでも部下がいる人のための世界一シンプルなマネジメント術』より抜粋編集）