電話会議とオンゴーイング

電話会議を知っていますか？　実際に電話会議を体験したことがありますか？

電話会議とは、ブリッジと呼ばれる電話会議システムに電話をかけると、そこに電話した人たち同士で会話ができるというものです。

ブリッジの最大の特徴は、なんといってもその手軽さにあります。ブリッジはテレビ電話会議などのような特別なセッティングは必要ありません。使う電話は、一般の電話はもちろん、携帯電話でも公衆電話でも国際電話でも可能です。電話さえあればいつでもどこにいてもブリッジを使うことができるのです。

この手軽さは、コーチングの大切な要素である「継続性（on going）」に直結しています。

最近では、このブリッジを使って、毎朝営業スタッフのミーティングを行ったり、支店長会議などの頻度を増やしたりすることで業績の向上など、具体的な成果をあげる企業が増えています。

次に、ある営業組織での使用例と成果をご紹介します。

ご紹介するのは、Aさんが率いる化粧品の販売を行う組織の事例です。以前、Aさんは自分の配下のマネージャー5人を月に1回集めて対面のミーティングを行っていましたが、1年前からブリッジを導入し、1週間に1度、約30分間の電話会議を現在まで継続して行っています。

電話会議では、各自の1週間の振り返りと今週の具体的な戦略についてが主な議題となります。昨年の9月からはその内容にプラスして、販売員を増員するために具体的に何をするかということがテーマになっています。

参加しているマネージャーからは、開始してすぐに、「トップと直接話せる時間が増えてうれしい」「とりあえず3ヶ月間ということで始めたが継続して行って欲しい」などという声があがりました。

具体的に表れた成果としては、売り上げ高は前年比15％アップ、それに加えて、販売員の増員については、9月からの4ヶ月間だけで、すでに昨年度実績の50％の獲得に成功しています。

■電話会議をおこなうようになって、Aさんが感じているメリット

・電話会議の中では、成功体験や「どういうふうにやったらうまくいくか」という具体的なナレッジがシェアされている。
・1ヶ月に1回の集合ミーティングよりもタイムリーで実際に使える情報が多いので、電話を切ったあとすぐに行動が起きる。
・声だけなので、対面の会議よりも集中する。
・電話会議で自分のことを題材にすると視点が変わる。「こういうことで思い悩んでいるんだけど、みなさんどう思いますか？」というようなケーススタディが毎回行われるので、マネージャーが実践面で成長していくのがわかる。
・マネージャーは、たいていとても単純なことで悩んでいることがわかった。そして、「こう言われたときにどうすればいいんだろう」「こういうことで思い悩んでいるんだけど、どう思うか」とまわりからフィードバックを受けたり、意見を聞いたりするだけでほとんどのことは自分で解決できてしまう。
・「売れない」「目標を達成できない」などは実は大きな問題ではないことがはっきりしてきた。本人が重たくなっている理由は些細なことにある。電話会議を行うことで、日常の些細な問題を1週間に1度完了させることができる。それだけで動きが変わる。たとえば、「行き詰っている」「売れなくて苦しい」といったことをブリッジの中で話すだけでも、行動が変わることがしばしばある。

■Aさんは電話会議をどうリードしているか

・あまり意見を言わずに、コーチングすることに徹している。自分はコーチングを受けているので、自分のコーチがモデルになった。コーチを受けていて、自分でも気づかないうちにコーチング的なコミュニケーションが身についていると思った。
・参加しているマネージャーも、回を重ねるうちに徐々にコーチングができるようになっている。今では、ときどきマネージャーに電話会議を進行させているが、それがマネージャーの自信につながっている。

以上は、ブリッジによる電話会議を導入した一例です。

ブリッジの導入は、コミュニケーションの頻度、量を飛躍的に増やし、コミュニケーションを「継続」させる原動力になっています。

また、集合型の会議にかかる出張費や会場費、移動時間の人件費などを計算するとブリッジを導入することで得られるコストダウンは相当な額にのぼります。

ブリッジの導入によるコミュニケーションコストの削減も大きな魅力となるでしょう。